REKONTRUKSI HUKUM JABATAN NOTARIS TENTANG KEWAJIBAN PENYERAHAN PROTOKOL NOTARIS YANG SUDAH BERUMUR 25 TAHUN AGAR TIDAK MENHADI ATURAN HUKUM PEMANIS PAHANGAN (DECORATIVE RULE) YANG TIDAK BISA DILAKSANAKAN (IMPOSIBLE RULE) DALAM PRAKTEK JABATAN NOTARIS.

 Rekonstruksi Hukum Jabatan Notaris Tentang Kewajiban Penyerahan Protokol Notaris Yang Sudah Berumur 25 Tahun Agar Tidak Menjadi Aturan Hukum Pemanis Pajangan (Decorative Rule) Yang Tidak Bisa Terlaksana (Imposible Rule) Dalam Praktek Jabatan Notaris

 

 

Lisza Nurchayatie SH MKn

Dr KRA MJ Widijatmoko SH SpN

 

 

I. Pendahuluan : Paradoks Norma dan Realitas dalam Pengelolaan Protokol.

 

Jabatan notaris merupakan garda terdepan dalam menciptakan kepastian hukum melalui akta otentik yang memiliki kekuatan pembuktian sempurna. Salah satu kewajiban fundamental yang melekat pada jabatan ini adalah pengelolaan protokol notaris, yang menurut Pasal 1 angka 13 UUJN-P merupakan arsip negara yang wajib disimpan dan dipelihara. Secara normatif, Pasal 63 ayat (5) UUJN-P mengamanatkan bahwa protokol yang telah berumur 25 tahun atau lebih harus diserahkan oleh notaris penerima protokol kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD).

 

Namun, dalam tataran sosiologi hukum, norma ini mengalami kegagalan fungsi atau menjadi law as a decorative rule (aturan pemanis pajangan). Di berbagai wilayah Indonesia, seperti Yogyakarta, Bandar Lampung, hingga Bali, penyerahan protokol ini tidak terlaksana karena ketiadaan infrastruktur dan kapasitas kelembagaan MPD untuk menampung arsip fisik yang masif. Akibatnya, terjadi diskrepansi antara hukum yang tertulis (law in books) dengan hukum yang bekerja (law in action), yang pada akhirnya merugikan notaris secara administratif dan mengancam keamanan arsip negara.

 

II. Anatomi Kegagalan Pasal 63 UUJN-P : Mengapa Menjadi "Aturan Pajangan" ?

 

Ketidakterlaksanaan Pasal 63 UUJN-P disebabkan oleh beberapa faktor sistemik yang saling berkelindan :

 

1. Ketiadaan Sarana Fisik MPD : MPD secara hukum diberikan wewenang menentukan tempat penyimpanan protokol 25 tahun, namun pada kenyataannya MPD seringkali tidak memiliki gedung, gudang arsip, maupun anggaran operasional mandiri.

 

2. Stagnasi Birokrasi : Di beberapa daerah, MPD hanya melakukan pencatatan daftar protokol (database) tanpa mengambil fisik dokumennya, sehingga tanggung jawab pemeliharaan tetap berada di tangan notaris penerima secara tidak terbatas.

 

3. Beban Tanggung Jawab Tanpa Batas Waktu : Menurut Habib Adjie, notaris bertanggung jawab atas akta yang dibuatnya "sampai hembusan nafas terakhir". Kegagalan penyerahan protokol ke MPD menyebabkan notaris penerima memikul beban biaya dan risiko hukum atas dokumen yang bukan buatannya tanpa perlindungan negara yang memadai.

 

4. Risiko Kerusakan Fisik : Penyimpanan konvensional (kertas) selama puluhan tahun sangat rentan terhadap faktor lingkungan seperti banjir, kebakaran, rayap, dan pelapukan alami.

 

Dimensi Masalah	Kondisi Ideal (Normatif)	Realitas (Empiris)
Tempat Penyimpanan	Diserahkan ke MPD sebagai arsip negara.	Menumpuk di kantor notaris penerima karena MPD tidak punya gudang.
Anggaran Pemeliharaan	Ditanggung oleh negara melalui instansi terkait.	Ditanggung secara pribadi oleh notaris penerima protokol.
Keamanan Dokumen	Terjamin dalam sistem kearsipan nasional.	Rawan rusak, hilang, atau terbakar di kantor pribadi.
Status Hukum	Aturan wajib dilaksanakan secara ketat.	Menjadi aturan pajangan yang diabaikan karena kendala teknis.

 

III. Urgensi Rekonstruksi Hukum: Transformasi Digital Sebagai Solusi Absolut.

 

Untuk mengubah Pasal 63 UUJN-P dari aturan pajangan menjadi norma yang hidup, diperlukan rekonstruksi hukum yang mengalihkan media protokol dari fisik ke elektronik (softfile).

1. Paradigma Hukum Progresif dan Cyber Notary

Berdasarkan teori hukum progresif Satjipto Rahardjo, hukum harus mampu beradaptasi dengan teknologi demi kepentingan manusia. Penerapan konsep cyber notary melalui penyimpanan protokol elektronik bukan lagi sekadar pilihan, melainkan kebutuhan mendesak untuk menjamin efektivitas birokrasi hukum. Digitalisasi memungkinkan efisiensi ruang penyimpanan dan kemudahan akses bagi pihak yang berkepentingan.

2. Legalitas Protokol Elektronik sebagai Arsip Negara

Berdasarkan UU Kearsipan, alih media arsip diperbolehkan guna menjaga kelestarian informasi. Protokol notaris yang telah dialihmediakan menjadi dokumen elektronik tetap memiliki kekuatan hukum selama prosesnya mengikuti standar autentikasi digital yang sah. Hal ini didukung oleh UU ITE yang mengakui informasi elektronik sebagai alat bukti yang sah, meskipun terdapat pengecualian untuk akta otentik tertentu yang memerlukan kehadiran fisik.

 

IV. Infrastruktur dan Keamanan: Menjamin Kepastian dan Transparansi.

 

Rekonstruksi ini menuntut pembangunan sistem yang terintegrasi agar tidak menimbulkan celah hukum baru :

 

● National Notarial Repository : Pembangunan pusat data nasional oleh Kemenkumham (seperti pengembangan Aplikasi PASTI atau SiEMON) sebagai wadah penyimpanan protokol digital secara terpusat.

 

● Keamanan Siber dan Integritas Data : Penggunaan enkripsi, tanda tangan elektronik tersertifikasi (PSrE), dan blockchain untuk mencegah manipulasi data.

 

● Kepatuhan UU PDP : Sebagai pengendali data pribadi, notaris wajib menerapkan langkah teknis operasional untuk melindungi data klien dari akses ilegal sesuai mandat UU Perlindungan Data Pribadi.

 

● Autentikasi Objek Digital : Setiap proses alih media wajib disertai dengan Berita Acara Alih Media dan autentikasi menggunakan segel elektronik atau watermark digital.

 

V. Perlindungan Hukum bagi Notaris di Era Elektronik.

 

Rekonstruksi hukum harus memberikan jaminan perlindungan bagi notaris dalam dua aspek utama :

 

1. Batasan Tanggung Jawab : Notaris tidak dapat dimintai pertanggungjawaban atas kegagalan sistem atau peretasan yang terjadi pada infrastruktur yang dikelola oleh negara (Kemenkumham/Ditjen AHU).

 

2. Kepastian Yuridis Alih Media : Aturan pelaksana UUJN harus secara tegas menyatakan bahwa protokol yang telah dialihmediakan ke sistem nasional dianggap telah memenuhi kewajiban penyerahan protokol 25 tahun, sehingga membebaskan notaris dari beban penyimpanan fisik.

 

VI. Kesimpulan dan Rekomendasi.

 

Agar Pasal 63 UUJN-P tidak terus menjadi "aturan pajangan", negara harus melakukan langkah-langkah strategis berikut :

 

1. Revisi Terbatas UUJN : Memasukkan klausul tentang legalitas protokol elektronik dan kewajiban alih media bagi protokol yang berusia 25 tahun.

 

2. Harmonisasi Regulasi : Melakukan sinkronisasi antara UUJN, UU ITE, UU Kearsipan, dan UU PDP untuk menciptakan kerangka hukum yang robus bagi cyber notary.

 

3. Penyediaan Infrastruktur Digital : Kemenkumham harus segera memformalkan platform penyimpanan protokol nasional yang aman dan mudah diakses oleh MPD maupun notaris.

 

4. Standarisasi Teknis : Menetapkan SOP alih media yang seragam, termasuk penggunaan standar keamanan seperti PAdES-LTV untuk menjamin keabsahan dokumen dalam jangka panjang.

 

Dengan langkah rekonstruksi ini, kewajiban penyerahan protokol 25 tahun akan bertransformasi dari beban administratif fisik yang mustahil terlaksana menjadi sistem manajemen informasi hukum yang transparan, aman, dan berdaya saing tinggi di era digital.

 

 

 

 

 

 

 

REFERENSI BACAAN

 

1. Urgensi Regulasi Penyimpanan Protokol Notaris Pasca 25 Tahun dalam Rangka Reformasi Hukum Kenotariatan di Indonesia, https://ejournal4.unud.ac.id/index.php/acta/en/article/view/1/63 

 

2. Legal Protection of Electronic Storage of Notary Protocols - ResearchGate, https://www.researchgate.net/publication/389292784_Legal_Protection_of_Electronic_Storage_of_Notary_Protocols 

 

3. Tanggung Jawab Notaris Menyimpan dan Memelihara Minuta Akta Sebagai Protokol Notaris Sesuai UU Jabatan Notaris - COMSERVA, https://comserva.publikasiindonesia.id/index.php/comserva/article/view/2484/2095 

 

4. Akibat Hukum Protokol Notaris yang Tidak Diserahkan oleh Ahli Waris kepada Notaris Lain, https://jurnalfsh.uinsa.ac.id/index.php/qanun/article/download/544/718/3835 5. Officium Notarium - Journal UII, https://journal.uii.ac.id/JON/article/download/18988/11652/56145 

 

6. pelaksanaan penyerahan protokol notaris yang - Digilib Unila, http://digilib.unila.ac.id/72656/3/SKRIPSI%20FULL%20TANPA%20BAB%20PEMBAHASAN.pdf 

 

7. pengaturan penyerahan protokol notaris yang telah meninggal dunia dan prakteknya di provinsi sumatera, https://e-jurnal.stih-pm.ac.id/index.php/cendekeahukum/article/download/120/148 

 

8. 2615-7586, E-ISSN: 2620-5556 Volume 8 (2), 2025 Konsep Pengalihan Protokol Oleh Notaris Dalam Bentuk Softfile, Rezita Fil - Direktori Jurnal Universitas Widya Gama Malang, https://publishing-widyagama.ac.id/ejournal-v2/index.php/yuridika/article/view/6435/3734 

 

9. KEPASTIAN HUKUM PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS SECARA DIGITAL (SUATU URGENSI POLITIK HUKUM KENOTARIATAN) - eSkripsi Universitas Andalas, http://scholar.unand.ac.id/121093/5/TESIS%20FULL.pdf 

 

10. HARMONISASI PERATURAN PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS DIGITAL - JURNAL FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS PADJADJARAN, https://jurnal.fh.unpad.ac.id/index.php/acta/article/download/1840/838/ 

 

11. Penyimpanan Protokol Notaris secara Elektronik menurut Hukum Progresif - Ranah Research, https://jurnal.ranahresearch.com/index.php/R2J/article/download/1620/1336/ 

 

12. URGENSI DIGITALISASI PROTOKOL NOTARIS DALAM MENDUKUNG REFORMASI BIROKRASI HUKUM DI INDONESIA, Moertiono - Jurnal UMSU, https://jurnal.umsu.ac.id/index.php/sanksi/article/view/25495 

 

13. Urgensi Penyimpangan Protokol Notaris Secara Elektronik Menuju Era Cyber Notaris, http://ejournal.sagita.or.id/index.php/future/article/download/232/194 

 

14. PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS SECARA ELEKTRONIK DALAM KONSEP CYBER NOTARY, https://repository.unsri.ac.id/26468/3/RAMA_74102_02022681721048_0025106204_01_FRONT_REF.pdf 

 

15. peraturan arsip nasional republik indonesia - JDIH ANRI, https://jdih.anri.go.id/storage/rules/January2024/UbjUujCzcoOHNKzNHLaa.pdf 

 

16. tanggung jawab notaris atas keamanan minuta akta elektronik dalam era digitalisasi, https://ojs.unud.ac.id/index.php/kerthasemaya/article/download/127590/59850/ 

 

17. Penyusunan Akta Perjanjian Elektronik dalam Hukum - Journal UII, https://journal.uii.ac.id/JON/article/download/39048/18834/150029 

 

18. Ketahui Tentang Keamanan Data dalam Layanan Notaris Digital - Kontrak Hukum, https://kontrakhukum.com/article/ketahui-tentang-keamanan-data-dalam-layanan-notaris-digital/ 

 

19. Tanggung Jawab Notaris dalam Perlindungan Data Pribadi Klien Berdasarkan UU No. 27 Tahun 2022 Tentang Perlindungan Data Pribadi - Dinasti Review, https://dinastirev.org/JIHHP/article/download/3204/1843/12812 

 

20. Integrasi Konsep Pelindungan Data Pribadi Pengguna Jasa Notaris Berdasarkan Undang Undang Pelindungan Data Pribadi dan Jabatan Notaris, https://j-innovative.org/index.php/Innovative/article/download/15375/11037/27983 

 

21. Penyelenggaraan Pelindungan Data Pribadi oleh Notaris berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data, https://scholarhub.ui.ac.id/cgi/viewcontent.cgi?article=1576&context=jhp 

 

22. IUS CONSTITUENDUM PENGATURAN HUKUM PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS SECARA DIGITAL DI INDONESIA, https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/57316/22921066.pdf?sequence=1 

 

23. Politik Hukum Cyber Notary dalam Era Digitalisasi 5.0 di Indonesia - undip e-journal system, https://ejournal.undip.ac.id/index.php/notarius/article/download/74376/pdf